La publicación de ISO 9001: 2026 – sistemas de gestión de la calidad pronto será un hecho. Han pasado más de 10 años desde la publicación del estándar, así que ya nos acostumbramos al documento de 29 páginas emitido en 2015 y antes de que veamos la versión de este año será preciso ajustarnos a las novedades. Mientras tanto hay mucho por hacer, prepararnos para no reaccionar al último minuto, planificar cómo abordar los nuevos requisitos…

Con el objeto de que la transición no sea compleja y realmente aporte valor a la organización, proponemos un plan de transición de 4 pasos fundamentales:

Paso 1. Diagnóstico y análisis del nuevo contexto: El primer paso en la transición es asimilar que la calidad es más que cumplir especificaciones. La nueva ISO 9000:2026 eliminó la palabra sistemas de su título para reflejar una visión más amplia: Gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario. Esto va más allá de una simple modificación, las nociones holísticas se hacen presentes cuando se introducen conceptos de vanguardia en el apartado 4.4, tales como la economía circular – que exige minimizar el uso de materias primas y replantear el diseño -. Además, se reconoce el impacto de las tecnologías emergentes, capaces de optimizar procesos, pero también de introducir riesgos e incertidumbre en el sistema de gestión.

• Te recomendamos: Reúne a la alta dirección y analiza el contexto actual: ¿qué tenemos y qué nos falta para cumplir con la nueva norma? ¿se adoptará nueva tecnología? Solo si es pertinente, necesario y existen recursos para hacerlo. En cuanto a las prácticas de vanguardia, ¿cuáles elegirás? Solo las que beneficien a tus partes interesadas y apunten a lograr los objetivos del sistema de gestión. El entusiasmo de probar lo nuevo puede ser muy positivo si se ajusta a la realidad de la organización y resulta realmente pertinente. Sería un error intentar medirlo todo o implementar herramientas costosas solo por moda o curiosidad sin sustento. Prioriza la relevancia. Evalúa cómo las tecnologías emergentes, las buenas prácticas o una cultura organizacional sólida pueden optimizar tus procesos sin que los métodos interfieran con la generación de valor.

Paso 2. Ajuste estratégico: la mejora como universo en expansión: Uno de los cambios estructurales más visibles en el borrador de la norma es la modificación de la cláusula 10. La mejora continua sube al apartado 10.1, mientras que la no conformidad y acción correctiva pasa al 10.2. Nos gusta pensar que esto se debe a que la innovación y la proactividad serán protagonistas de este punto y que la empresa no quedará atrapada en simplemente resolver los errores que se presenten en la cotidianidad. De allí que la mejora se expanda hacia la anticipación. ¿Apagamos incendios? ¡Mejor los evitamos al innovar! 

• Te recomendamos: Amén de la intención de la Organización Internacional de Normalización (cambiar el orden solo para obedecer a la estructura armonizada), elegimos asumir la mejora como una prioridad y no como una forma de reaccionar ante los problemas. Para esto es útil promover una cultura organizacional donde el error se perciba como una oportunidad de aprender. Míralo así: error no es igual a castigo y miedo a las consecuencias. Puede ser un indicativo de que aún hay mucho que conocer. ¡Y qué bueno que sea así! Porque todos los días habrá algo por hacer, personas a las que escuchar para implementar mejoras, probar, ensayar y perfeccionar. De esta forma la mejora se vuelve un objetivo transversal que incluye a cada colaborador.  Puedes lograrlo al auditar periódicamente los procesos; enfócate en las oportunidades y evalúa el impacto de cada iniciativa puesta en práctica.

Paso 3. Alineación de la cultura de la calidad y la gestión del cambio: estos conceptos han sido ampliamente abordados en la literatura. Cuando son incluidos por ISO 9001 estamos hablando de que la nueva normativa da un peso sin precedentes a los aspectos humanos, pues se resalta que los comportamientos compartidos y la ética son esenciales para satisfacer a los clientes y la gestión del cambio se oficializa como método de adaptación que mitiga los riesgos y la resistencia.

Te recomendamos: Evalúa cuál es el foco de la cultura organizacional, cuál es su nivel de madurez y qué lugar ocupa la calidad: cómo se percibe, qué tan relevante es, de qué forma se logra. Para esto incentiva el diálogo abierto en todos los niveles y anima al equipo de trabajo a que identifique restricciones en sus procesos, al tiempo que constatas la motivación de los colaboradores. Un SGC excelente es aquel que la gente construye por convicción cultural, no por mera obligación laboral. También aprovecha que la norma será más autosuficiente para formar a tu equipo con estas definiciones integradas, así será más fácil estandarizar el vocabulario técnico y evitar confusiones. En cuanto a la satisfacción del cliente, podemos comenzar con indicadores relevantes que realmente te orienten sobre la experiencia del cliente y tus partes interesadas. Conforme requieras más información, agrega otras métricas que conecten la estrategia de negocio con la calidad.

Paso 4. Actualización documental y estandarización del conocimiento: A diferencia de la versión 2015, el borrador de la futura ISO 9001 incorpora directamente las definiciones clave en su tercer apartado. Esto hace que la norma sea más autosuficiente y robusta. Además, la experiencia del cliente cobra relevancia porque busca entender no solo la conformidad técnica, sino la conexión emocional y psicológica de todo su proceso. 

• Te recomendamos: Valida tus fuentes de información y actualiza los manuales, procedimientos o flujos de trabajo con el vocabulario estandarizado. Aprovecha este cambio para formar nuevamente a tu equipo y cerciórate de que todos entiendan que parte interesada es el término más importante de asimilar. La gestión del conocimiento es vital para no perder el know-how ante la rotación de personal y los cambios que vendrán.

Cuando eliges adelantarte a los requisitos relevantes, te basas en datos confiables y enfrentas la realidad que muestran, no solo te acercas a cumplir con la futura ISO 9001:2026, sino que haces que el sistema de gestión trabaje para ti y trascienda la documentación. Y, lo mejor de todo es que puedes sortear la transición mediante la reinvención de procesos y el liderazgo de tu organización.