“Te lo dije” es la peor frase que podemos escuchar cuando nos equivocamos. Aparte de que ya no se puede hacer nada porque el error ocurrió, no aporta ninguna solución. Pero un plan de continuidad del negocio o Business Continuity Plan (BCP, por sus siglas en inglés) está ahí, entre otras cosas, para ti cuando suceda lo peor, puedes acudir a él cuando haya fallas y tendrá un plan detallado para salvarte del desastre. ¿Buen amigo, aliado de toda organización, superhéroe? Lo cierto es que es muy necesario para no perder dinero ni reputación. 

Según un estudio hecho por IBM, el costo promedio de una interrupción del negocio supera los $1.5 millones por incidente. La investigación enfatiza la importancia crítica de una planificación efectiva de la continuidad del negocio. El Business Continuity Institute, por su parte, sostiene que el 25% de las empresas no sobrevive a un evento crítico si no tienen un BCP efectivo.

Capacidad para recuperarse

La norma ISO 22301:2019 emerge como un marco de referencia esencial para las organizaciones que buscan asegurar su resiliencia y capacidad de recuperación ante adversidades. Para eso establece los requisitos para implementar un sistema de gestión de la continuidad del negocio eficaz. En su corazón, el plan de continuidad del negocio (BCP) es la herramienta principal que permite a las organizaciones prepararse, responder y recuperarse de incidentes que podrían interrumpir sus operaciones. Este plan no solo cubre las respuestas a emergencias y desastres, sino que también abarca la capacidad de la organización para continuar operando durante y después de un incidente. 

¿Qué tan importante es disponer de un BCP? ¡Muchísimo! El 90% de las empresas que pierden datos debido a un desastre se declaran en bancarrota en menos de un año, si no pueden reanudar sus operaciones dentro de los 10

días siguientes al desastre. 

¡Quiero continuar con mi negocio!

Si tu negocio es tu pasión y quieres continuar con él mucho más tiempo, comienza por crear un BCP conforme con ISO 22301. Te recomendamos comenzar así:

Elabora un análisis de impacto en el negocio (BIA): Identifica cuáles son las funciones críticas de tu negocio y cuáles son los recursos necesarios para su continuidad. Por ejemplo, si en tu  negocio atiendes directamente a tus clientes y ocurre un incidente que interrumpe tus operaciones, es necesario que gestiones las citas de esos clientes, hagas un inventario de los implementos de los que dispones, consideres la disponibilidad de las plataformas para pagar facturas y recibir pagos… Necesitas un mínimo de personal para atender a los clientes, un espacio físico para hacerlo, base de datos de clientes y algunas herramientas imprescindibles para trabajar. 

Evalúa los riesgos de interrupción de esas funciones críticas: Identifica cuáles son los riesgos que pueden interrumpir las funciones críticas de tu negocio y evalúa su nivel, para que tomes decisiones sobre estos con base en criterios de aceptación y tratamiento.

Diseña estrategias de recuperación: Identifica y selecciona estrategias de recuperación para los riesgos no aceptables, y desarrolla procedimientos para materializarlas, asegurando los recursos necesarios. Si tu negocio se trata de impartir cursos de inglés, pero la sede del instituto sufrió un incendio, es importante que todo el personal y estudiantes sepan qué sucedió, se determine si el lugar es apto para continuar con las clases, se haga una reubicación temporal y que las clases de adapten a la contingencia. 

Asigna roles y responsabilidades: Es muy importante que cuando ocurra el incidente, todos sepan qué hacer y qué se espera de ellos. Una asignación clara de responsabilidades garantiza la ejecución efectiva del plan. Puedes crear, por ejemplo, un comité de emergencias que atienda las crisis. Esto implica que existan protocolos que ellos puedan activar y que haya canales de comunicación expeditos. 

Recuerda las comunicaciones de emergencia: Si ya tienes planes detallados sobre cómo actuar en caso de crisis, házselo saber a los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas. Esto es clave para que todos sepan que la organización sabe qué hacer y que existe un respaldo si ocurren emergencias. 

Haz pruebas y ejercicios periódicamente: Pon a prueba tu BCP, es un documento vivo, no letras guardadas y destinadas al olvido. Mejora lo que falle y refuerza lo que funciona. Escucha a los encargados de los distintos departamentos, siempre tienen buenas ideas que aportar.

Espera lo mejor, prepárate para lo peor

¿Prepararse para interrupciones, desastres naturales, estallidos sociales, muertes de trabajadores, entre otros, implica un pesimismo excesivo? No, significa que sabemos que vivimos en un mundo BANI: frágil, ansioso, no lineal e incomprensible, y que, a pesar de eso, queremos que nuestro negocio brinde un bien o servicio capaz de mejorar la vida de clientes internos y externos, y, por ende, el mundo.  Nos proponemos traer certezas a un mundo de caos, o al menos soluciones para lidiar con ese caos. 

¿Es mucho esfuerzo hacer un BCP si trabajo en una PYME? Consideramos que no, puesto que la incertidumbre y cambios constantes no solo afectan a grandes empresas. Además, un BCP no es un lujo, sino una necesidad estratégica que puede contribuir a que la empresa sobreviva al incidente y se fortalezca, hasta alcanzar el éxito sostenido. El 70% de las grandes empresas tiene algún tipo de BCP, mientras que solo el 45% de las PYMES cuenta con un plan de continuidad del negocio. Piensa en posibles problemas y sus soluciones y ya te estarás aproximando a la construcción de tu BCP. Recuerda que la comunidad, los trabajadores, clientes y usuarios cuentan con tu talento y creatividad. ¡No los defraudes!