Identificar oportunidades de mejora y asegurar el cumplimiento de la norma ISO 50001 son parte de los resultados de un buen programa de auditoría de sistemas de gestión de la energía. En este documento se establecen pautas – que veremos más adelante – en función a los objetivos de cada auditoría y los criterios de auditoría, como son los requisitos legales y los resultados de las evaluaciones del desempeño energético. Si quieres hacer un programa eficaz, nosotros te enseñamos 7 pasos para que lo logres y, con  esto, la conformidad del apartado 9.2 de ISO 50001:

Paso 1: Establece el objeto y alcance 

¿Qué esperas lograr con el programa? ¿Qué partes o procesos de la organización serán cubiertos? Define todo esto justo aquí. No olvides considerar:

• los objetivos organizacionales;
• las cuestiones externas e internas pertinentes;
• las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes;
• los requisitos de seguridad y confidencialidad de la información.
• Resultados de programas de auditoría anteriores

¿El programa debe ser largo o corto? Según ISO 19011, dependerá del tamaño y la naturaleza del auditado, así como de la naturaleza, funcionalidad, complejidad, el tipo de riesgos y oportunidades, y el nivel de madurez de los sistemas de gestión que se van a auditar. 

2. Define los criterios 

¿Qué requisitos de la norma ISO 50001 son aplicables en tu empresa? Escríbelo en el programa, de modo que en la auditoría los criterios sean usados como referencias para comparar la evidencia objetiva. Incluye la política energética, los objetivos del sistema y los procedimientos internos relacionados con la gestión de la energía.

3. Determina la frecuencia 

¿Se hará más de una auditoría? ¿la auditoría se hará una vez al año o se harán más en menor tiempo? Puedes ajustarlo de acuerdo con las necesidades de la organización, la condición e importancia de los procesos y áreas a auditar, los cambios que afecten a la organización, los resultados de auditorías anteriores y la identificación de riesgos y oportunidades. Podrías programar auditorías internas cada 6 meses, y externas (segundas y terceras partes) cada 12 meses. Estamos seguros de que encontrarás el ritmo ideal. 

4. Selecciona a los auditores y asigna recursos

El auditor cuenta con un perfil bien definido: competente, con conocimientos y experiencia demostrables en ISO 50001, gestión energética y técnicas de auditoría. Recuerda que los auditores no deben auditar su propio trabajo, por eso es necesario que sean independientes y no tengan participación directa en los procesos auditados. No olvides asignar tiempo y presupuesto a la auditoría.

5. Considera los riesgos y oportunidades:

Todo programa eficaz cuenta con un apartado que contempla los riesgos y oportunidades del proceso de auditoría, de manera tal que, si uno o más riesgos llegan a materializarse, todo el equipo sepa como proceder. Solo consideraremos los riesgos que afecten el desempeño adecuado de la auditoría: indisponibilidad de los auditados, pérdida de la confidencialidad, inexistencia de información para llegar a conclusiones sobre la eficacia o conformidad del sistema de gestión de energía, parcialidad del auditor… Antes de que te asustes, recuerda que no todo se trata de riesgos y que de las auditorías se desprenden muchas oportunidades, como la posibilidad de formar auditores internos, identificación de necesidades de capacitación, mejorar la relación con partes interesadas, entre otras. 

6. Documenta el programa 

Las palabras no bastan, empieza a escribir un documento formal en el que se indique autor, fecha de creación, versión y control de cambios. Este documento se conserva como una evidencia más de las auditorías, es la prueba de un trabajo bien hecho. Define un tiempo de retención de no menos de 3 años y archívalo cuando corresponda.

7. Precisa, comunica y monitorea

Involucra a tu equipo en la elaboración de este programa, así fortaleces la participación y redactas un documento más preciso. Definan juntos cuál será el método que usarán en la auditoría: entrevistas, revisión de registros, listas de verificación o una combinación. Presenten el programa a la alta dirección y cuando sea aprobado comuníquenlo a los involucrados. Si existen cambios relevantes en el contexto, actualiza el documento para que se mantenga vigente. Si sigues estos pasos, no hay forma de que te pierdas. Y como bonus, te señalamos las diferencias entre programa y plan de auditoría, documentos que muchos suelen confundir: