Flujos de proceso, procedimientos, planos, tablas, diagramas, dibujos, fotografías, videos, matrices y otros, todos son presentaciones de la información documentada que narran cómo se planifica, ejecuta, verifica y actúa en un sistema de gestión de energía (SGEn) basado en ISO 50001: 2018. Se “debe conservar” o “debe mantener información documentada”, para cumplir con el estándar. Esto implica que los documentos tienen que estar disponibles en formato físico o digital, pues es parte fundamental de una organización que persigue gestionar su energía de manera eficaz y sostenible para adecuar, ahorrar, aumentar su reputación corporativa, asegurar el cumplimiento regulatorio, entre otros. Los documentos más relevantes de un SGEn, y que deben ser creados, mantenidos, conservados y actualizados son los siguientes:

Empecemos por la documentación que se debe mantener:

• Alcance del SGEn: En este documento definimos claramente los límites y la aplicabilidad del sistema y puntualizamos qué instalaciones, procesos y/o equipos quedarán cubiertos por el sistema de gestión. 
• Política energética: Esta es una declaración formal de principios, objetivos y compromisos de la organización en materia de eficiencia energética y uso sostenible de la energía. También refleja el compromiso de la alta dirección y debe ser conocida por todos los colaboradores. 
• Planificación para lograr los objetivos del SGEn: En este documento plasmamos las estrategias y acciones puntuales para cumplir los objetivos y metas energéticas. Es conveniente apuntar qué se hará, cuándo, durante cuánto tiempo y quiénes serán los responsables de la ejecución.
• Seguimiento y medición del consumo de energía: Aquí es necesario detallar los métodos de monitoreo y medición de consumo energético. Vale la pena registrar: ¿cómo se llevan a cabo estas mediciones? ¿Hace falta hacer ajustes?
• Análisis del desempeño energético: Dejemos constancia de los resultados del análisis sobre cómo se está desempeñando la organización en términos de eficiencia energética.
• No conformidades, acciones correctivas y mejora del SGEn: Se trata de las no conformidades detectadas y las acciones que se llevan a cabo para corregirlas. Es importante que haya un registro porque indica la evolución del SGEn.
• Auditorías energéticas: ¿Cuándo se han hecho? ¿Cuáles han sido los resultados? ¿Cuándo tendrá lugar la próxima? ¡Apuntémoslo! 
• Control de información documentada: La gestión y control de la información debe hacerse con el fin de que la información esté disponible, sea adecuada y se mantenga actualizada para apoyar los procesos y tomar decisiones informadas.
• Operación eficiente de equipos: Aquí entran en acción los procedimientos operativos que registran el uso eficiente de los equipos, cómo funcionan estos y si hay alguno que presente fallas. 
• Mantenimiento de equipos: Hagamos planes de mantenimiento preventivo y correctivo, indiquemos fechas, responsables y nombres de cada equipo. 
• Realización de mediciones de energía: Dejemos instrucciones precisas sobre cómo medir el uso de energía, midamos y tomemos nota de los resultados para saber cómo mejorar. 

Información documentada que se debe conservar:

• Análisis del contexto energético y requisitos de partes interesadas: aquí identificamos y analizamos el entorno energético externo e interno, nos podemos servir del análisis PESTEL; revisamos las leyes, reglamentos y obligaciones contractuales que tenemos que cumplir, y dejamos todo por escrito.
• Matriz de riesgos y oportunidades: Analizamos cuidadosamente los riesgos y oportunidades que puedan afectar el SGEn para tomar decisiones bien fundamentadas. 
• Plan de recopilación de datos: Delimitar es vital. Necesitamos especificar qué datos energéticos se deben recolectar, cómo, cuándo y quiénes lo harán. 
• Indicadores de desempeño energético (IDEn): Definamos los indicadores clave para medir la eficiencia energética. Lo importante es que nos permitan ser precisos, no tienen que ser muchos, pero sí es fundamental que estén bien diseñados y nos permitan aproximarnos a nuestros objetivos energéticos. 
• Línea base energética (LBEn): este documento establece los parámetros de referencia de consumo energético para que la eficiencia y el ahorro sean hechos concretos. 
• Objetivos y metas energéticas: ¿Cuál es nuestra realidad actual? ¿A dónde queremos llegar? Sin miedo, vamos a trazar una meta de desempeño energético que nos comprometemos a cumplir.
• Plan de capacitación: Todos estos asuntos de eficiencia energética y sostenibilidad son nuevos para muchas personas. Y si tienen conocimientos, puede que no sepan cómo traducirlos en acciones. Hagamos una estrategia para formar al personal sobre los aspectos relacionados con la gestión de la energía y dejémosles saber que todos contribuyen activamente con el sistema de gestión, son relevantes para alcanzar los objetivos y los lograremos trabajando en equipo. 
• Plan de concienciación: Son iniciativas para sensibilizar al personal sobre la importancia de la eficiencia energética, allí explicamos por qué implementamos un sistema de gestión, qué esperamos lograr con él, qué ganamos con el SGEn y qué pasa si incumplimos. Hagámoslo de forma entretenida y que sea fácil de comprender. Luego comprobemos que todos entendieron el mensaje.
• Plan de comunicación: Todo este cúmulo de buenas intenciones y de trabajo duro tiene que ser comunicado. ¡Siéntete orgulloso! Traza un plan para comunicar los resultados y avances del SGEn, tanto interna como externamente.
• Ficha de proyecto y Gantt: Este documento engloba el nacimiento del SGEn, su evolución, hitos, seguimiento y constante mejora. Toda la planificación de proyectos relacionados con el SGEn debe estar allí. 
• Actas de reunión e informes de desempeño: Registremos quiénes participan en las reuniones, cuándo tienen lugar, qué se discute allí, tareas pendientes, seguimiento del avance del SGEn y responsables. 
• Órdenes de compra, contratos y pedidos: Se trata de documentos relacionados con las adquisiciones que afectan el desempeño energético.
• Evaluación del desempeño de proveedores: Para que nuestro SGEn tenga éxito necesitamos estar en sintonía con nuestros proveedores, para ellos debe ser tan importante como para nosotros lograr la eficiencia energética. Por eso hay que evaluar cómo los proveedores impactan en la eficiencia energética de la organización, si podemos continuar con ellos y qué ajustes tienen que hacerse. 
• Control de cambios: Si hay cambios dentro del SGEn, hay que dejar evidencias de qué cambió, cuándo, por qué, qué impacto tienen los cambios y cómo se gestionaron. 
• Auditorías y revisiones energéticas: ¡Viene la prueba de fuego! Un auditor determinará si el SGEn cumple con los requisitos de la norma ISO 50001: 2018. No hay que entrar en pánico, los auditores tienen muy buen ojo para captar detalles que para nosotros pueden pasar desapercibidos y siempre ayudan a mejorar. 
• Evaluación de requisitos legales: Un SGEn ayuda a cumplir con leyes y reglamentos, solo tenemos que saber cuáles son los marcos legales, qué leyes aplican y enfocarnos en cumplir. 
• Revisión por la dirección: Los capitanes del barco, los más comprometidos con el sistema de gestión, los que dirigen los esfuerzos colectivos. Ellos deben revisar el SGEn al menos una vez al año y dejar constancia. 

¿Mantener o conservar?

Si te preguntas por qué hacemos distinciones entre la información documentada que se debe conservar y la que se debe mantener – porque a ti te suena que es lo mismo- te indicamos cuáles son las diferencias entre ambas: