A veces, la suma de varios elementos es más poderosa que una sola de sus partes. Así funcionan las cadenas de suministro, la colaboración entre marketing y ventas, y la integración de los sistemas de gestión. Cuando implementamos ISO 9001 y otras normas, estamos hablando de una integración de estándares que nos permite aprovechar al máximo nuestro esfuerzo. Como resultado obtenemos una mejora de la eficiencia, reducimos la complejidad y optimizamos el desempeño de la organización.

¿Cómo integrar? Depende de la actividad o giro del negocio y de cuáles son las disciplinas que más se valoran en la organización, pues la integración responde a las necesidades reales y estratégicas de la empresa. Esto implica tener criterios para determinar cuáles son las normas que se van a integrar, más aún si ya cuentas con ISO 9001. ¿La empresa está ligada a la TI? Puede que convenga integrar ISO/IEC 27001. ¿Se trata de una manufacturera? Una adición de alto valor sería ISO 45001. La cultura organizacional es determinante al momento de escoger qué normas añadir, pues si el enfoque principal tiene que ver con la sostenibilidad y el medio ambiente, la opción ideal es ISO 14001, mientras que, si la prioridad es la eficiencia energética, ISO 50001 es la indicada.

Al tener claro qué normas se integrarán, verificamos que la organización cuente con los recursos necesarios para emprender el proyecto de integración, lo que implica contar con presupuesto, personas, conocimientos e información. Luego de esto chequeamos cuáles son los elementos comunes que tienen los sistemas de gestión con la disciplina seleccionada. La idea es no duplicar esfuerzos (como procesos, funciones y documentos) que hagan de la implementación un esfuerzo extremadamente burocrático. En este punto es necesario que nos preguntemos cuál será el grado de integración que requerimos. Para determinarlo, podemos hacer un análisis de brechas que contemple:

• Qué requisitos de ISO 9001 se cumplen y en qué grado (solo documentación o procesos robustos).
• Qué elementos comunes hay entre ISO 9001 y la (s) nueva (s) normas (s) que se integrará (n)
• ¿La política de la calidad incluye compromisos relacionados con la ciberseguridad o la gestión ambiental (si se integrarán ISO/IEC 27001 o ISO 14001)?
• ¿El análisis de contexto actual considera los aspectos relacionados con la (s) norma (s) que se integrará (n)?
• ¿Existe liderazgo en las áreas relacionadas con la (s) norma (s) que se integrará (n)?
• ¿Los procesos de auditoría interna y revisión por la dirección tienen los criterios y las entradas necesarias para evaluar el desempeño – por ejemplo – ambiental o de seguridad de la información?

Conocer estos temas – entre otros – nos ayudará a emprender un plan de acciones. Un punto de partida válido podría ser el diseño de nuevos procedimientos y registros integrados, como el de gestión de riesgos. Allí incluiremos los riesgos de calidad y los asociados a la (s) nueva (s) norma (s). Estas responsabilidades y operaciones recientes requieren conocimientos nuevos, por lo que la concienciación y competencia serán muy importantes para que los colaboradores comprendan su lugar en el sistema integrado de gestión (SIG). Luego comunicamos los avances y beneficios del proyecto a todas las partes pertinentes y ponemos en marcha el SIG. Para saber si todo está saliendo como lo planeamos, hacemos una auditoría interna integrada y verificamos si estamos cumpliendo con los requisitos, revisamos los indicadores de desempeño, identificamos oportunidades de mejora y no conformidades. 

En este punto respondemos a las no conformidades identificadas, la alta dirección toma decisiones estratégicas, se ajusta y mejora el sistema. Integrar estándares es especialmente ventajoso en este momento histórico, pues los sistemas de gestión cuentan con la estructura armonizada que permite que todos los elementos coincidentes se integren. Es importante prestar atención a ciertos aspectos muy particulares de algunas normas, como la evaluación de cumplimiento de ISO 45001 e ISO 14001, que no existe en ISO 9001.

Aguas Andinas (Chile), Nestlé y Siemens han integrado con éxito diferentes sistemas de gestión. Integrar es una decisión estratégica para unificar la excelencia operativa, potenciar lo que nos hace buenos y gestionar eficazmente los riesgos.