Si piensas en la certificación ISO 9001:2015 – Sistemas de gestión de la calidad (SGC) – como reconocimiento internacional que demuestra la capacidad de tu organización para ofrecer productos y servicios que cumplan con los requisitos de los clientes y otras partes interesadas, y tomaste la decisión estratégica de implementar un SGC, te debes estar preguntando por dónde empezar. Porque esta idea excelente requiere ser materializada como un proceso estructurado que se divide en varias fases clave. Comenzamos con una decisión que se convierte en proyecto y que, tras alcanzar la certificación, avanza hacia una nueva etapa en que la empresa tiene que madurar y mejorar su SGC. Entonces ¿la meta es la certificación? Sí y no. Mantener la certificación debería ser la verdadera meta. Si se dejan de cumplir requisitos de partes interesadas, como los de la norma, se puede perder la certificación y todo el esfuerzo hecho se vendría abajo. ¿Empezamos la aventura de certificar?
Fase 1
Creación de un comité comprometido
● En esta etapa vamos a designar un comité directivo con representantes de diferentes áreas de la empresa. Ellos liderarán todo lo referente al sistema de gestión, por eso deben ser personas con autoridad y mucho compromiso con el proyecto.
● Nos enfocaremos en transmitir claramente a todos los colaboradores por qué deseamos implementar y certificar un sistema de gestión de la calidad, qué ganaremos con eso y qué papel desempeñará cada uno. Aquí es cuando el respaldo y motivación de la alta dirección debe hacerse sentir.
● Aseguremos que existen recursos suficientes: tiempo, presupuesto y personas que se encarguen del SGC.
Fase 2
Gap análisis
● Entendamos la organización y sus procesos. Documentemos lo observado y evaluemos mediante un análisis de brechas cuál es la situación actual de la organización frente a los requisitos establecidos por ISO 9001: 2015. Las preguntas clave son: ¿dónde estamos?, ¿a dónde queremos llegar?. Tras culminar esta fase sabremos: qué debilidades y fortalezas existen en los procesos, qué se va a priorizar, cuáles serán nuestros planes de trabajo, e incluso cómo optimizar recursos para asegurar la certificación. ¿Es momento de celebrar? Aún no, pero sí es válido estar alegre por tanto trabajo bien hecho.
Fase 3
Desarrollemos nuestro SGC
● Documentar es una parte esencial de implementar un sistema de gestión. Las palabras se las lleva el viento, los documentos permanecen y registran que esto es mucho más que una buena intención, reflejan la forma en que se trabaja en la empresa y lo que se hará para cerrar las brecha detectadas. Por eso incluye políticas, objetivos, procedimientos, instrucciones de trabajo, entre otros.
● Ejecuta lo planificado y documentado, genera, organiza y resguarda datos, información, registros y demás evidencias del cumplimiento de los requisitos aplicables al SGC, así podrán demostrar que han llevado a cabo la implementación en las diferentes revisiones del sistema de gestión.
● Los documentos están allí para guiarnos en la práctica, no solo para cumplir con los requisitos del estándar. ¿Y si no todo el personal sabe cómo cumplir con su parte? ¡Vamos a enseñarlos! En esta fase nos vamos a asegurar de que los trabajadores involucrados en el SGC reciban la capacitación necesaria para comprender e implementar el sistema de gestión. Partamos de la premisa de que cada persona y cada acción cuentan.
Fase 4
Vamos a verificar y validar el esfuerzo hecho
● Aplica los métodos de seguimiento y medición definidos para el sistema con el fin de comprobar que han alcanzado las metas de desempeño y eficacia que se han propuesto, incluyendo las de los objetivos del SGC.
● ¿Los procesos, servicios o productos incluidos en el alcance del sistema de gestión cumplen con los requisitos de la norma? Eso lo decidirá un auditor interno. Aparte de una auditoría, es posible hacer pruebas de los procesos para asegurarse de que funcionan según lo planificado.
● ¿Recuerdas al comité comprometido de la fase 1? Ellos deberían hacer revisiones periódicas para asegurar la eficacia del SGC. ¿Ya podemos celebrar? Paciencia, estamos a mitad del camino y es mucho lo que se ha logrado.
Fase 5
Seleccionemos un organismo de certificación
● Hagamos una investigación sobre organismos de certificación acreditados.
● Seleccionemos uno que inspire confianza y goce de credibilidad.
● Averigüemos qué documentación se requiere y presentemos la solicitud de certificación.
Fase 6
Auditoría de certificación
● ¡Ya casi todo está listo! La organización debe pasar por una auditoría de etapa 1 para que el auditor externo revise la documentación del SGC y su implementación básica para confirmar que la empresa está lista para la auditoría completa.
● En la auditoría de etapa 2 el auditor verificará la implementación completa del SGC, hará entrevistas con empleados y revisará los registros relacionados con el sistema de gestión.
Fase 7
Certificación
● Seguro que se hicieron esfuerzos importantes para implementar el SGC y los colaboradores lo dieron todo. Sin embargo, pueden surgir no conformidades y este es el momento de corregirlas para avanzar.
● Cuando el sistema esté correcto, estaremos listos para recibir la certificación. Esto sucederá después de que la auditoría haya resultado exitosa. El organismo se mantendrá atento y hará auditorías de seguimiento anuales para asegurarse de que el SGC siga funcionando adecuadamente. ¿Ya podemos celebrar? ¡Por supuesto! El trabajo ha sido arduo y los objetivos se han concretado. Seguro que ya percibes los beneficios del sistema de gestión. ¡Este es tu momento!
Fase 8
Mantenimiento y mejora continua
● Puede que la certificación se parezca a tener una planta: dio frutos o flores, es hermosa y embellece tu casa. Siempre tendrás que regarla y curarla si se enferma. Para algunos es recomendable hablarles y mimarlas. Tu SGC también necesita seguimiento, ser auditado y revisado periódicamente para monitorear el desempeño. Y, como jardineros fieles, la alta dirección amerita revisar constantemente que todo marche bien. Si hay desviaciones, implementemos acciones correctivas. Utilicemos análisis de datos para saber qué podemos mejorar. ¿Celebramos? ¡Por supuesto! La calidad es una fiesta, un motivo de alegría y un testimonio de nuestros aportes al mundo.
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